Viisi tapaa aloittaa toimiston ympäristötyö

5 tapaa aloittaa toimiston ympäristötyö

Toimiston ympäristötyö lähtee usein pienestä havainnosta: jokin käytäntö tuntuu tarpeettoman raskaalta, mutta kukaan ei ole ehtinyt katsoa sitä tarkemmin. Seuraavat viisi tapaa ovat suunta, josta keskustelu kannattaa aloittaa.

1. Kartoita nykytila. Ennen muutoksia kannattaa katsoa, millainen toimisto tällä hetkellä on – mitä siellä tehdään, miten tilaa käytetään ja mihin resursseja kuluu eniten.

2. Keskustele henkilöstön kanssa. Arjen käytännöt näkyvät parhaiten niille, jotka tekevät työtä päivittäin, joten heidän havaintonsa kannattaa ottaa mukaan suunnitteluun.

3. Hae ulkopuolinen näkökulma. Konsultin tehtävä on auttaa valitsemaan oikea lähestymistapa ja tunnistaa, mihin suuntaan toimistoa kannattaa kehittää.

4. Sovi askeleista aikajanalle. Muutosta ei tarvitse tehdä kerralla – suunnitelma voi edetä vaiheittain, sitä mukaa kuin toimisto on siihen valmis.

5. Pidä suunnitelma näkyvillä. Kun suunta on kirjattu ylös, siihen on helpompi palata ja tarkistaa, missä kohtaa ollaan.

Koonti: kartoitus, keskustelu henkilöstön kanssa, ulkopuolinen näkökulma, aikataulutetut askeleet ja suunnitelman pitäminen näkyvillä – näistä viidestä rakentuu toimiston ympäristötyön perusta.

Mitä tietää etukäteen: tarkka aikataulu ja laajuus sovitaan tapauskohtaisesti kartoituksen yhteydessä.

Miten ympäristökartoitus etenee

Monelle epäselvin osa on alku: mitä kartoitus oikeastaan tarkoittaa ja missä järjestyksessä asiat etenevät. Seuraavassa kartoitus on avattu vaihe vaiheelta.

Ongelma. Tuotannossa, kodissa tai toimistossa ympäristövaikutukset ovat usein hajallaan eri käytännöissä, eikä kokonaiskuvaa ole helppo hahmottaa itse.

Mekanismi. Konsultti käy läpi kohteen tilanteen yhdessä omistajan tai vastuuhenkilön kanssa, kysyy tarkentavia kysymyksiä ja kokoaa havainnot yhteen, jotta suunta hahmottuu selkeästi.

Mihin kiinnittää huomiota valinnassa. Kartoituksen pitäisi tuottaa konkreettinen suunta – ei vain listaa huomioita, vaan selkeä kuva siitä, mihin seuraavaksi kannattaa keskittyä.

Vaihe	Mitä tapahtuu
Yhteydenotto	Kerrotte kohteesta ja tavoitteesta lyhyesti
Keskustelu	Käydään läpi nykytila ja toiveet
Suunta	Ehdotetaan lähestymistapaa ja kehityssuuntia

Tarkistuslista ennen yhteydenottoa:

1. Mikä kohde on kyseessä – tuotanto, koti vai toimisto.
2. Mikä on tämänhetkinen huolenaihe tai kysymys.
3. Kuka on paikan päällä vastuussa päätöksistä.

Tuotanto, koti vai toimisto – mistä kannattaa aloittaa

Kolme ympäristöä, kolme erilaista arkea. Seuraava vertailu auttaa hahmottamaan, mikä niistä vastaa parhaiten omaa tilannetta.

Kohde	Tyypillinen lähtökohta	Kenen kanssa suunnitellaan
Tuotanto	Käytännöt ovat vakiintuneet, muutos koskee useampaa henkilöä	Tuotannosta vastaava henkilö
Koti	Päätökset tehdään usein nopeasti ja itsenäisesti	Asukas itse
Toimisto	Muutos vaikuttaa koko henkilöstöön	Toimiston vastuuhenkilö tai johto

Yhteistä kaikille kolmelle on se, että asiantuntija auttaa valitsemaan sopivan lähestymistavan ja hahmottamaan, mihin suuntaan kannattaa edetä – kohteesta riippumatta.

Miten valita oma lähtökohta: kannattaa miettiä, kuka käyttää tilaa päivittäin ja kuka tekee päätökset – siitä näkökulmasta kartoituskin lähtee liikkeelle.

Yleisimmät harhaluulot ympäristötyöstä

Ympäristöaiheeseen liittyy usein oletuksia, jotka hidastavat liikkeelle lähtemistä. Tässä muutama yleinen harhaluulo vastakkain sen kanssa, mitä asiasta tiedetään.

Harhaluulo: ympäristötyö vaatii aina suuren investoinnin heti alkuun.
Mitä tiedetään: muutos voidaan suunnitella vaiheittain – ensimmäinen askel voi olla pelkkä kartoitus ja suunnan hahmottaminen.

Harhaluulo: tämä koskee vain tuotantoyrityksiä.
Mitä tiedetään: samat kysymykset – mitä, miten ja missä järjestyksessä – koskevat yhtä lailla kotia ja toimistoa.

Harhaluulo: asian voi hoitaa pelkästään itse, ilman ulkopuolista näkökulmaa.
Mitä tiedetään: ulkopuolinen asiantuntija näkee usein käytäntöjä, jotka arjessa jäävät huomaamatta.

Harhaluulo: suunnitelma pitää tehdä valmiiksi ennen kuin kehen tahansa voi ottaa yhteyttä.
Mitä tiedetään: suunta kannattaa hakea yhdessä – keskustelu voi alkaa ennen kuin mitään on vielä päätetty.